Version du 8 août 2026

1. Champ d’application

Les présentes conditions générales (ci-après « CG ») régissent l’ensemble des prestations fournies par :

Surfecom Sàrl, exploitant la marque Adminea Rue des Fahys 219, 2000 Neuchâtel IDE : [CHE-133.061.457]

ci-après « le Prestataire », à ses clients (ci-après « le Client »).

Elles s’appliquent dès l’acceptation d’une offre, la signature d’un contrat ou le début effectif des prestations. Toute condition contraire émanant du Client n’est valable que si le Prestataire l’a acceptée par écrit.

Le Prestataire peut modifier les présentes CG. Les modifications sont communiquées au Client au moins trente jours avant leur entrée en vigueur. Le Client qui les refuse peut résilier le contrat pour la date d’entrée en vigueur ; à défaut d’opposition dans ce délai, les nouvelles conditions sont réputées acceptées.

2. Nature du contrat

La relation entre les parties est régie par les règles du mandat au sens des articles 394 et suivants du Code des obligations.

Le Prestataire s’engage à exécuter ses prestations avec soin et diligence, selon les règles de l’art. Il ne garantit toutefois aucun résultat déterminé, en particulier aucun taux de recouvrement, aucun délai de paiement de la part des débiteurs du Client, ni aucun résultat financier.

3. Prestations

Les prestations sont décrites dans l’offre ou le contrat individuel, qui prévaut en cas de divergence avec les présentes CG. Elles peuvent notamment comprendre :

  • la mise en place et le paramétrage d’un logiciel de facturation ;
  • la reprise et la structuration des données clients et débiteurs ;
  • l’émission périodique des factures et des QR-factures ;
  • l’envoi des rappels selon la procédure convenue ;
  • le suivi des encaissements et le contrôle des paiements ;
  • l’établissement de rapports périodiques.

Le Prestataire n’exerce ni activité fiduciaire, ni révision, ni conseil fiscal, juridique ou comptable. Il n’établit pas les comptes annuels, ne procède pas au bouclement et ne représente pas le Client devant les autorités. Il n’engage aucune poursuite au sens de la LP au nom du Client sans instruction écrite et spécifique de celui-ci.

Toute prestation non prévue dans l’offre fait l’objet d’un accord préalable et est facturée en sus, au tarif horaire en vigueur.

4. Obligations du Client

Le Client s’engage à :

  • transmettre en temps utile, sous une forme exploitable, l’ensemble des informations, documents et données nécessaires à l’exécution du mandat ;
  • garantir l’exactitude et l’exhaustivité des données transmises, notamment les montants, les coordonnées des débiteurs et les conditions tarifaires applicables ;
  • communiquer sans délai toute modification pertinente : nouvelle adhésion, résiliation, changement d’adresse, suspension, correction de montant ;
  • désigner une personne de contact disposant du pouvoir de donner des instructions ;
  • fournir les accès nécessaires aux outils et systèmes concernés ;
  • valider les documents soumis à approbation dans le délai convenu.

Le Client demeure seul responsable de l’exactitude des données qu’il transmet. Le Prestataire n’a aucune obligation de vérifier matériellement le bien-fondé des montants facturés.

Le Client demeure par ailleurs seul responsable du respect de ses obligations légales, notamment en matière de comptabilité, de TVA, de conservation des pièces et de protection des données à l’égard de ses propres membres ou clients.

5. Accès aux systèmes et aux comptes

Lorsque l’exécution du mandat nécessite un accès à des outils du Client, celui-ci met à disposition des accès nominatifs et strictement limités à ce qui est nécessaire.

Le Prestataire ne dispose d’aucun pouvoir de disposition sur les comptes bancaires du Client. Sauf convention écrite contraire prévoyant un accès en consultation seule aux fins de rapprochement des paiements, il n’accède à aucune donnée bancaire. Il n’effectue aucun paiement, aucun virement et aucun encaissement pour le compte du Client.

Le Client informe sans délai le Prestataire de toute révocation d’accès.

6. Délais

Les délais annoncés sont indicatifs, sauf s’ils ont été expressément qualifiés d’impératifs par écrit.

Les délais d’exécution ne courent qu’à compter de la réception complète des données et documents nécessaires. Tout retard du Client dans la transmission des informations décale d’autant l’exécution, sans qu’aucune responsabilité ne puisse être imputée au Prestataire.

Le cycle de facturation mensuel et la date d’envoi sont fixés dans le contrat individuel.

7. Honoraires et paiement

Les honoraires sont fixés dans l’offre, sous forme de forfait mensuel, de tarif horaire ou d’une combinaison des deux. Ils s’entendent TVA incluse.

Les prestations supplémentaires, les volumes dépassant ceux convenus et les frais de tiers (licences logicielles, frais postaux, envois recommandés) sont facturés en sus, sur justificatif.

Les factures du Prestataire sont payables dans un délai de 30 jours dès leur date d’émission.

À l’échéance, le Client est en demeure sans qu’aucune interpellation ne soit nécessaire. Un intérêt moratoire de 5 % l’an est dû dès ce moment. Chaque rappel donne lieu à une indemnité forfaitaire de CHF 20.–.

En cas de retard de paiement supérieur à trente jours, le Prestataire peut suspendre ses prestations après avertissement écrit, sans que le Client puisse en tirer un quelconque droit à réparation. Les honoraires demeurent dus pendant la période de suspension.

Le Prestataire peut adapter ses tarifs moyennant un préavis écrit de soixante jours. Le Client qui refuse l’adaptation peut résilier le contrat pour la date de son entrée en vigueur.

8. Durée et résiliation

Le contrat est conclu pour une durée indéterminée, sauf disposition contraire.

Chaque partie peut le résilier moyennant un préavis écrit de un mois pour la fin d’un mois.

Conformément à l’article 404 CO, chaque partie peut révoquer le mandat en tout temps. La partie qui révoque en temps inopportun répond du dommage causé à l’autre. Les prestations déjà exécutées et les frais engagés restent dus dans tous les cas.

Le Prestataire peut résilier avec effet immédiat en cas de violation grave des obligations du Client, notamment en cas de non-paiement persistant, de refus de fournir les données nécessaires, ou d’instruction contraire au droit.

9. Restitution des données à la fin du mandat

À la fin du mandat, le Prestataire remet au Client, dans un délai de trente jours, l’ensemble des données et documents le concernant, dans un format électronique courant et exploitable.

Les données du Client lui appartiennent en tout temps. Le Prestataire ne peut se prévaloir d’aucun droit de rétention sur celles-ci, y compris en cas de litige portant sur les honoraires.

Une fois la restitution effectuée et le délai de contrôle écoulé, le Prestataire supprime les données de ses systèmes, sous réserve des documents qu’il est légalement tenu de conserver et des sauvegardes techniques dont la suppression sélective n’est pas raisonnablement exigible.

L’assistance à la migration vers un autre prestataire ou vers le Client lui-même est facturée au tarif horaire en vigueur.

10. Responsabilité

Le Prestataire répond du dommage causé par une violation fautive de ses obligations.

Sa responsabilité est limitée aux cas de faute grave et de dol. Toute responsabilité pour faute légère est exclue dans la mesure permise par la loi.

Sont en particulier exclus : le dommage indirect, le manque à gagner, la perte de clientèle, l’atteinte à la réputation et les prétentions de tiers.

Le Prestataire ne répond notamment pas :

  • des conséquences de données inexactes, incomplètes ou transmises tardivement par le Client ;
  • des dysfonctionnements, indisponibilités ou pertes de données imputables aux logiciels, prestataires ou infrastructures de tiers ;
  • du défaut de paiement des débiteurs du Client, quelle qu’en soit la cause ;
  • des conséquences d’instructions du Client auxquelles le Prestataire s’est conformé après l’avoir rendu attentif aux risques.

Dans tous les cas, la responsabilité cumulée du Prestataire est limitée au montant des honoraires effectivement facturés au Client au cours des douze mois précédant l’événement dommageable.

Toute prétention doit être annoncée par écrit dans les trente jours dès la découverte du dommage, à peine de péremption.

Le Client vérifie les documents et rapports qui lui sont soumis et signale toute erreur sans délai. Une erreur signalée en temps utile est corrigée gratuitement.

11. Confidentialité

Chaque partie s’engage à garder confidentielles toutes les informations non publiques dont elle a connaissance dans le cadre de la relation contractuelle, et à ne les utiliser qu’aux fins de son exécution.

Cette obligation subsiste cinq ans après la fin du contrat. Elle ne s’applique pas aux informations publiques, à celles déjà connues sans obligation de confidentialité, ni à celles dont la divulgation est imposée par la loi ou une autorité.

Le Prestataire impose les mêmes obligations à toute personne intervenant pour son compte.

12. Protection des données

Dans l’exécution de ses prestations, le Prestataire traite des données personnelles pour le compte du Client, en qualité de sous-traitant au sens de la LPD. Le Client demeure responsable du traitement et détermine seul les finalités et les moyens.

Le Prestataire ne traite ces données que sur instruction du Client, prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées, et n’a recours à des sous-traitants ultérieurs qu’avec l’accord du Client.

Les modalités détaillées font l’objet d’un contrat de sous-traitance distinct, qui fait partie intégrante du contrat.

Le Prestataire informe le Client sans délai de toute violation de la sécurité des données susceptible d’entraîner un risque pour les personnes concernées, et l’assiste dans le traitement des demandes d’exercice de droits qui lui parviendraient.

Le traitement des données du Client lui-même est régi par la politique de confidentialité publiée sur le site du Prestataire.

13. Recours à des tiers

Le Prestataire peut faire appel à des auxiliaires ou à des prestataires tiers pour l’exécution du mandat. Il répond de leur choix et de leurs instructions, dans les limites de l’article 10.

Le recours à des outils informatiques de tiers (logiciels de facturation, hébergement, messagerie) est inhérent à la prestation et accepté par le Client.

14. Propriété intellectuelle

Les méthodes, modèles, documents-types et outils développés par le Prestataire demeurent sa propriété. Le Client bénéficie d’un droit d’usage non exclusif et non transmissible, limité à ses besoins propres et à la durée du contrat.

Les données, listes de membres et documents du Client restent en tout temps sa propriété exclusive.

15. Non-sollicitation

Pendant la durée du contrat et durant douze mois après son terme, chaque partie renonce à engager ou à solliciter directement les collaborateurs de l’autre ayant participé à l’exécution du mandat, sauf accord écrit.

16. Référence commerciale

Le Prestataire peut mentionner le Client comme référence, avec son nom et son logo, sur son site et ses supports de présentation. Le Client peut s’y opposer en tout temps par écrit, sans motif.

17. Force majeure

Aucune partie ne répond de l’inexécution due à un événement de force majeure : catastrophe naturelle, panne majeure des réseaux de télécommunication, décision d’autorité, pandémie, conflit armé ou tout autre événement échappant à son contrôle raisonnable.

La partie touchée en informe l’autre sans délai. Si l’empêchement dure plus de soixante jours, chaque partie peut résilier le contrat avec effet immédiat.

18. Dispositions finales

Forme écrite. Toute modification du contrat requiert la forme écrite. Le courrier électronique est admis, sauf pour les résiliations, qui requièrent un envoi postal ou un accusé de réception écrit.

Cession. Le Client ne peut céder ses droits et obligations à un tiers sans l’accord écrit du Prestataire.

Compensation. Le Client ne peut compenser ses dettes avec des créances envers le Prestataire que si celles-ci sont reconnues ou constatées judiciairement.

Nullité partielle. Si une clause devait être nulle ou inapplicable, les autres demeurent valables. La clause invalide est remplacée par une disposition licite se rapprochant au plus près du but visé.

Droit applicable. Le contrat est soumis au droit suisse, à l’exclusion des règles de conflit de lois et de la Convention de Vienne.

For. Le for exclusif est à Neuchâtel, sous réserve des fors impératifs prévus par la loi. Les parties s’efforcent de régler leurs différends à l’amiable avant toute procédure.